English Business Correspondence Main Rules ★
Основные правила деловой переписки на английском языке
Резюме правил, которыми следует руководствоваться при ведении деловой переписки с иностранными контрагентами на английском языке.
См. также:
Содержание:
1. Бланк делового письма на английском языке
2. Указание на ссылку для последующей корреспонденции
3. Формат даты в деловой корреспонденции на английском языке
4. Наименование и адрес получателя
5. Вступительное обращение
6. Указание на тему делового письма
7. Основной текст делового письма
6. Оформление письма, состоящего из нескольких страниц
9. Заключительная форма вежливости
10. Подпись
1. Бланк делового письма на английском языке
Реквизиты бланка, адресация ответа, наименование компании, написание адреса
Деловое письмо обычно пишется на бланке, в верхней части которого содержатся следующие сведения (реквизиты):
- название компании;
- род ее деятельности;
- почтовый адрес, номера телефонов, факсов, электронной почты;
- наименование филиалов и представительств с указанием стран и городов.
Здесь же в верхней части бланка часто дается информация, кому должны адресоваться ответы на данное письмо:
In reply please address the Chief Accountant - Ответ направляйте, пожалуйста, главному бухгалтеру;
All letters to be addressed to the Director General - Все письма направляйте Генеральному директору.
Следует иметь в виду, что в обозначении должностей все слова кроме предлогов и артиклей пишутся с большой буквы и употребляется определенный артикль (the) в тех случаях, когда не указана фамилия должностного лица (the Manager, the Marketing Director). В наименованиях же компаний артикли обычно не употребляются.
Однако существует ряд компаний, которые зарегистрировали свои наименования, использовав артикли. В любом случае необходимо использовать в точности то название, которое иностранная компания обозначает на своем фирменном бланке.
Часто в названиях компаний используются следующие сокращения:
- Ltd. (limited liability company) - компания с ограниченной ответственностью;
- рlс (public limited liability company) - компания с ограниченной ответственностью открытого типа (акционерное общество открытого типа);
- Inc. (Incorporated) - корпорация;
- Corp. (Corporation) - корпорация.
Почтовый адрес фирмы в заголовке бланка включает: номер дома отправителя письма, название улицы, города, номер почтового района (если он имеется), название графства (в Англии) или штата (в США), название страны.
В деловой корреспонденции в написании адреса обычно используются следующие сокращения, которые пишутся с прописной буквы:
- Str. (Street) - улица;
- Rd. (Road) - шоссе;
- Av. (Avenue) - проспект;
- Pl. (Place) - площадь.
2. Указание на ссылку для последующей корреспонденции
Часто под заголовком делового письма дается ссылка для использования в последующей корреспонденции. Она предваряется следующим образом:
In your reply kindly mention... - Просим упомянуть в Вашем ответе.
In your reply please mention our reference… - В Вашем ответе просим упомянуть нашу ссылку.
Our Ref:... - наша ссылка.
Please quote … when replying. - В ответе просим сослаться на…
Reference: In reply please refer to: … - ссылка: в ответе, пожалуйста, сделайте ссылку на…
Далее идут номер или инициалы, указывающие на отдел, направивший письмо, фамилию составителя письма, номер дела и т. д. Здесь же может быть указана ссылка на предыдущую корреспонденцию:
Your Ref: Your…
Ref: Our…
3. Формат даты в деловой корреспонденции на английском языке
Дату делового письма обычно ставят справа на одной линии со ссылкой. Даты обозначаются следующим образом:
11 October 2003 (читается: the eleventh of October two thousand three)
11th October 2003 (читается: the eleventh of October two thousand three)
11th October, 2003 (читается: the eleventh of October two thousand three)
October 11, 2003 (читается: October the eleventh two thousand three)
October 11th, 2003 (читается: October the eleventh two thousand three)
В Англии наиболее употребительным является третий способ обозначения даты - 11th October, 2003. В США наиболее распространен четвертый - October 11, 2003.
Следует обратить внимание на то, что артикль перед порядковым числительным не ставится. В вариантах 2, 3,5 используются порядковые числительные, образованные при помощи цифр и окончаний st, nd, rd и th.
Список порядковых числительных от 1 до 31:
1st - first
2nd - second
3rd - third
4th - fourth
5th - fifth
6th - sixth
7th - seventh
8th - eighth
9th - ninth
10th - tenth
11th - eleventh
12th - twelfth
13th - thirteenth
14th - fourteenth
15th - fifteenth
16th - sixteenth
17th - seventeenth
18th - eighteenth
19th - nineteenth
20th - twentieth
21st - twenty-first
22nd - twenty-second
23rd - twenty-third
24th - twenty-fourth
25th - twenty-fifth
26th - twenty-sixth
27th - twenty-seventh
28th - twenty-eighth
29th - twenty-ninth
30th - thirtieth
31st - thirty-first
Точка в конце обозначения даты обычно не ставится.
Иногда названия месяцев обозначаются в сокращенной форме (кроме May - май, June - июнь и July - июль).
January - Jan. (январь)
February - Feb. (февраль)
April - Apr. (апрель)
August - Aug. (август)
September - Sept. (сентябрь)
October - Oct. (октябрь)
November - Nov. (ноябрь)
December - Dec. (декабрь)
Не рекомендуется обозначать месяцы цифрами, поскольку при этом можно неправильно расшифровать дату. Так, например, в США принято сначала указывать месяц, а потом число. Поэтому дата 11. 10. 2021 будет расшифрована там как 10 ноября 2021 года, тогда как в Англии и России она будет обозначать 11 октября 2021 года.
4. Наименование и адрес получателя в английском деловом письме
Наименование и адрес того, кому отправляется письмо, обычно указываются слева столбиком после ссылки. Чтобы не ошибиться в написании адреса, воспроизведите точно адрес, указанный на бланке полученного письма.
В начале указывается название фирмы, фамилия лица, должность или отдел, в который направляется послание. Если в названии фирмы есть фамилии, то перед ними ставится сокращение Messrs. (от слова Messieurs - господа): Messrs. D. Smith & Sons.
Если письмо адресовано должностному лицу, то перед фамилией ставится сокращение (иногда они пишутся без точек):
Mr. (mister) - если должностное лицо мужчина;
Mrs. (mistress) - если должностное лицо замужняя женщина;
Miss - если должностное лицо незамужняя женщина.
Перед фамилией должностного лица необходимо указать его имя или первые буквы имен (Mr. Robert Smith; Mr. D. А. Blake).
В Англии иногда после фамилии должностного лица ставится сокращение Esq., в таком случае сокращение Mr. опускается (Robert Smith, Esq.). Слово Esq. имеет то же значение, что и Mr.
Если письмо обращено к должностному лицу, имя которого неизвестно, то название должности пишется с большой буквы и употребляется определенный артикль:
The Chairman - председателю;
The Сhief Executive - исполнительному директору. Если же известны и фамилия и должность адресата, начало адреса оформляется следующим образом:
Mr. D. Brown, Chief Executive - мистеру Д. Брауну, исполнительному директору.
Следует обратить внимание на то, что артикль перед указанием занимаемой должности в таком случае не ставится.
Когда адресованное фирме в целом письмо должно быть по желанию его отправителя прочитано определенным лицом, то после адреса ставится следующая надпись:
For the Attention of… - вниманию…
Attention:…
Attention of…
Kind attention of…
Kind at…
За надписью следует фамилия должностного лица или должность того, кому направляется письмо.
5. Вступительное обращение в английском деловом письме
В деловых письмах обычно употребляются следующие вступительные обращения:
Dear Sirs - уважаемые господа (письмо адресовано компании в целом);
Deаr Sir - уважаемый господин (письмо адресовано мужчине, должностному лицу, имя которого неизвестно);
Dear Mr. White - уважаемый мистер Уайт (письмо адресовано должностному лицу, с которым отправитель хорошо знаком);
Dear Madame - уважаемая госпожа (письмо адресовано женщине, должностному лицу, имя которого неизвестно);
Dear Mrs. White - уважаемая миссис Уайт (письмо адресовано должностному лицу, с которым отправитель хорошо знаком);
Dear Miss Brown - уважаемая мисс Браун (письмо адресовано незамужней женщине, должностному лицу, с которым отправитель хорошо знаком);
Dear Sir/Madame - уважаемый господин/госпожа (так автор письма обращается к должностному лицу, если не знает, является ли должностное лицо мужчиной или женщиной);
Gentlemen - господа (письмо адресовано компании в целом; данное приветствие используется главным образом в США);
Dear Gentlemen - уважаемые господа (письмо адресовано компании в целом; данное приветствие используется главным образом в США).
6. Указание на тему делового письма
В деловых письмах после вступительного обращения обычно дается краткое указание на содержание письма или его тему. Как правило, оно подчеркивается и все слова в нем (кроме артиклей, предлогов и союзов) пишутся с прописной буквы.
Иногда указание предваряют слова:
Rе: - reference \ касательно;
in re - по делу, касательно, относительно, по делу (чаще всего используется в письмах юридического характера);
Subject: - тема;
Conс: - concerning\касательно.
7. Основной текст делового письма
Деловое письмо должно быть кратким, логичным, ясным и хорошо структурированным. Каждую новую мысль следует начинать с нового абзаца.
В деловой переписке широко употребляются формы страдательного залога глаголов:
Payment will be made on any acceptable basis - Плата будет произведена на любых приемлемых условиях.
Warehouses should be guarded - Склады должны быть охраняемыми.
Страдательный залог образуется при помощи вспомогательного глагола to be и причастия II смыслового глагола.
Необходимо также учесть, что в деловой переписке не принято употреблять сокращенные формы глаголов, которые широко используются в разговорной речи.
Вместо I'm нужно писать I am, вместо can't - cannot, вместо haven't - have not, вместо I'll - I will, вместо don't - do not, вместо we've - we have и т.д.
8. Оформление письма, состоящего из нескольких страниц
Деловые письма, как правило, пишут на лицевой стороне бланка. Но если в письме две и больше страниц, то они нумеруются. В конце каждой страницы (кроме последней) даются следующие указания:
Continued или (сокращенно) contd. - продолжено.
На второй странице указывается:
Continuation sheet No 2 - продолжение, лист № 2;
Page 2 - страница 2 и т. д.
Часто на дополнительных страницах повторяются дата письма и имя адресата.
Иногда продолжение текста печатается на обороте бланка. В таком случае в конце первой страницы ставятся обозначение:
p.t.o. - (сокращение от Please turn over) смотрите на обороте;
over - см. на обороте.
9. Заключительная форма вежливости в деловом письме
Заключительная формула вежливости пишется отдельной строкой на правой стороне, в конце основного текста.
Выбор заключительной формы вежливости обычно соотносится со вступительным приветствием.
Если в качестве вступительного обращения выбраны Dear Madame, Dear Sir, Dear Sir/Madame, Dear Sirs, то в качестве заключительной формы вежливости следует выбрать Yours faithfully или Yours truly.
Если письмо начинается с обращения Dear Miss, Dear Mr., Dear Mrs., заканчивать его рекомендуется словами Yours sincerely или Sincerely.
Вступительным обращениям Dear Sirs.., Dear Mr.., Dear Mrs.., Dear Miss.., соответствует заключительная формула вежливости Yours truly, Very truly yours или Yours very truly.
10. Подпись делового письма
Подпись в письме ставится под заключительной формой вежливости. Здесь же указывается должность подписавшего лица.
Yours faithfully
A. Smith Director
Если письмо подписывается должностным лицом по поручению фирмы, то пишется:
Yours faithfully
D. Brown For the Manager
или
Yours faithfully
M. Smith Export Department
При подписании используются такие слова и выражения:
For and on behalf of - за и от имени;
Per pro. - (от per procurationem) по доверенности.
Под подписью иногда пишутся слова
Authorized Signature - лицо, имеющее право подписи.
